Qui utilise des PDF et pourquoi ?

À quelle fréquence travaillez-vous avec des documents PDF  ? Vous contentez-vous de les lire ou devez-vous copier des fragments de texte et, occasionnellement, apporter des corrections aux données qu'ils contiennent  ? Voici quelques questions que nous avons posées cet été à plus de 500 employés de moyennes et grandes entreprises. L'enquête a révélé de nombreux faits intéressants sur le format PDF et son utilisation dans les bureaux à l'heure actuelle.

À propos du format PDF

PDF, ou Portable Document Format, est un format de fichier ouvert utilisé pour l'échange de documents électroniques. L'affichage des documents, formulaires, images et pages web encodés en PDF ne pose aucun problème quel que soit l'appareil utilisé, y compris les smartphones et les tablettes. Si vous transmettez vos rapports sous forme de PDF, vous pouvez être sûr que tous vos collègues pourront l'ouvrir et le lire sur leur PC, Mac ou smartphone Android.

PDF/A est une version de PDF conçue pour l'archivage à long terme de documents numériques. Dans ce format, certaines des fonctionnalités de PDF sont exclues, car inconciliables avec l'archivage à long terme qui doit garantir que lorsqu'un utilisateur ouvrira le document dans plusieurs années, il sera exactement tel qu'il était au moment de son archivage.

Les caractéristiques décrites ci-dessus font de PDF l'un des formats de document les plus pratiques à utiliser.

PDF serait surestimé, l'est-il vraiment ?

Non.

Le format PDF s'est avéré être encore plus utilisé que ce que nous pensions, une personne interrogée sur deux affirmant qu'elle avait régulièrement besoin de manipuler des fichiers PDF. Le simple affichage des PDF n'était bien souvent pas suffisant. Voici les cinq scénarios les plus courants identifiés par le sondage :

1. Rechercher des informations dans un document PDF
2. Copier des données de documents PDF
3. Manipuler les pages d'un document PDF, par exemple ajouter, supprimer ou modifier l'ordre des pages
4. Apporter des modifications mineures au texte d'un document PDF, par exemple corriger des fautes de frappe ou des erreurs
5. Fusionner plusieurs fichiers de différents formats en un document PDF

Plus de 50 % des personnes interrogées ont déclaré qu'elles devaient régulièrement effectuer au moins l'une des cinq opérations ci-dessus. Deux d'entre elles peuvent être gérées sans problème par le biais de simples applications d'affichage de PDF à télécharger facilement et gratuitement. Avec une visionneuse PDF gratuite, les utilisateurs peuvent ouvrir un document, trouver une chaîne de texte particulière et, parfois, copier le contenu dans le presse-papiers. Les trois autres, en revanche, nécessitent un logiciel plus puissant.

Quand les logiciels gratuits ne sont pas à la hauteur

Supposons que, dans un rapport important, vous remarquiez une faute de frappe. Comment la corriger dans un PDF  ? Aucun souci ! À l'heure actuelle, de nombreux outils PDF vous permettent d'apporter des corrections mineures au texte. Certains outils vous permettront également de fusionner plusieurs documents (par exemple, deux documents Word et un tableau Excel) en un seul PDF ou de modifier l'ordre des pages. Plus un outil est puissant, moins il a de chances d'être gratuit.

Cependant, les applications d'affichage de PDF de base ne peuvent pas traiter avec succès les fichiers PDF créés à partir d'un scanner. Supposons que vous demandiez à votre collègue de vous envoyer un rapport en PDF, mais qu'elle n'ait que l'original papier sous la main. Elle numérise donc les pages papier au format PDF et vous les transmet. Désormais, avec une visionneuse PDF ordinaire, vous pouvez ouvrir et lire le rapport, mais il vous sera impossible d'en copier le texte. Cela n'arrive pas qu'à vous, puisque 81 % des employés de bureau se plaignent d'un problème similaire.

Le problème avec ces PDF numérisés est qu'ils ne disposent pas d'une couche de texte. Ce ne sont que des photos de pages papier, un peu comme si elles avaient été prises avec un appareil photo numérique. Ce problème peut-il être résolu ? Oui, bien sûr. Tout ce dont vous avez besoin est un logiciel plus complexe capable de « lire » le texte de l'image et de le traduire en caractères alphanumériques modifiables. Les applications gratuites d'affichage de PDF n'en sont pas capables.

Et qu'en est-il du papier ?

Nous portons également une grande importance à cette question. En tant qu'êtres humains, nous tenons à préserver les forêts de la planète et, en tant qu'entreprise, nous souhaitons aider les organisations à passer aux documents numériques. Nous avons demandé aux personnes interrogées de nous signaler si elles avaient remarqué des changements dans le nombre de documents papier à traiter au cours des deux dernières années.

Il est apparu que même si les documents numériques sont de plus en plus utilisés, le nombre de documents papier a lui aussi augmenté. Cela a été attesté par 68 % des personnes interrogées, ce qui montre clairement que nous avons encore du pain sur la planche.

Conclusion

Une chose est sûre. PDF est un format de document qui occupe une place importante dans les bureaux et nécessite un logiciel à la fois facile à utiliser et suffisamment avancé pour traiter toutes sortes de fichiers, y compris les numérisations (vous vous souvenez du nombre croissant de documents papier ?).