Wer verwendet PDF und warum?

Wie oft arbeiten Sie mit PDF-Dokumenten? Lesen Sie sie nur oder müssen Sie Textfragmente kopieren und gelegentlich Korrekturen an den darin enthaltenen Daten vornehmen? Dies sind einige der Fragen, die wir in diesem Sommer mehr als 500 Mitarbeitern mittlerer und großer Unternehmen gestellt haben. Die Umfrage ergab viele interessante Fakten über das PDF-Format und dessen Einsatz im modernen Büro.

Über PDF

PDF, oder auch Portable Document Format, ist ein offenes Dateiformat, das für den Austausch von elektronischen Dokumenten verwendet wird. In PDF kodierte Dokumente, Formulare, Bilder und Webseiten können auf jedem Gerät, auch auf Smartphones und Tablets, korrekt angezeigt werden. Wenn Sie Ihre Berichte im PDF-Format verteilen, können Sie sicher sein, dass alle Ihre Kollegen sie auf ihren PCs, Macs oder Android-Smartphones öffnen und lesen können.

PDF/A ist eine Version von PDF, die für die Langzeitarchivierung von digitalen Dokumenten konzipiert ist. Es schließt einige der PDF-Funktionen aus, die mit der Langzeitarchivierung nicht kompatibel sind, um sicherzustellen, dass das Dokument, wenn ein Benutzer es in mehreren Jahren öffnet, genauso aussieht wie zum Zeitpunkt der Archivierung.

Die oben genannten Eigenschaften machen PDF zu einem der komfortabelsten Dokumentformate, mit denen Sie arbeiten können.

PDF ist überbewertet – oder doch nicht?

Nein.

PDF erwies sich als noch beliebter, als wir erwartet hatten: Jeder zweite Befragte gab an, dass er regelmäßig PDF-Dateien bearbeiten muss. Das einfache Betrachten von PDFs reichte oft nicht aus. Hier sind die fünf häufigsten Szenarien, die bei der Umfrage ermittelt wurden:

1. Durchsuchen eines PDF-Dokuments nach Informationen
2. Kopieren von Daten aus PDF-Dokumenten
3. Bearbeiten von Seiten in einem PDF-Dokument, z. B. Hinzufügen, Löschen oder Ändern der Reihenfolge von Seiten
4. Kleinere Änderungen am Text eines PDF-Dokuments vornehmen, z. B. Tippfehler oder Fehler korrigieren
5. Mehrere Dateien verschiedener Formate zu einem PDF-Dokument zusammenfügen

Mehr als 50 % der Befragten gaben an, dass sie regelmäßig mindestens eine der fünf oben genannten Vorgänge durchführen müssen. Einige von ihnen können durch einfache PDF-Anzeigeprogramme, die kostenlos heruntergeladen werden können, erfolgreich gehandhabt werden. Mit einem kostenlosen PDF-Viewer können Benutzer ein Dokument öffnen, eine bestimmte Textzeichenfolge suchen und manchmal den Inhalt in die Zwischenablage kopieren. Die anderen drei erfordern jedoch eine leistungsfähigere Software.

Wenn kostenlose Software nicht ausreicht

Angenommen, Sie entdecken einen Tippfehler in einem wichtigen Bericht. Wie korrigieren Sie diesen in einem PDF? Keine Sorge, viele der heutigen PDF-Werkzeuge lassen Sie kleinere Korrekturen am Text vornehmen. Mit einigen Tools können Sie auch mehrere Dokumente (z. B. zwei Word-Dokumente und eine Excel-Tabelle) zu einer PDF-Datei zusammenführen oder die Reihenfolge der Seiten ändern. Je leistungsfähiger ein Werkzeug ist, desto unwahrscheinlicher ist es, dass es sich um Freeware handelt.

Einfache PDF-Anzeigeprogramme können jedoch nicht gut mit PDF-Dateien umgehen, die mit einem Scanner erstellt wurden. Angenommen, Sie bitten eine Kollegin, Ihnen einen Bericht im PDF-Format zu senden, sie hat aber nur das Papieroriginal zur Hand. Also scannt sie die Papierseiten in PDF ein und leitet sie an Sie weiter. Mit einem normalen PDF-Viewer können Sie den Bericht zwar öffnen und lesen, aber Sie können keinen Text kopieren. Mit diesem Dilemma stehen Sie nicht allein da, denn 81 % der Büroangestellten klagen über ein ähnliches Problem.

Der Haken an solchen gescannten PDFs ist, dass sie keine Textebene enthalten. Sie sind nur Bilder von Papierseiten, als wären sie mit einer Digitalkamera aufgenommen worden. Kann das Problem gelöst werden? Ja, sicher. Alles, was Sie brauchen, ist ein anspruchsvolleres Softwareprodukt, das den Text im Bild ‚lesen‘ und in editierbare alphanumerische Zeichen übersetzen kann. Kostenlose PDF-Betrachter können das nicht.

Und wie sieht es mit Papier aus?

Das ist auch für uns eine wichtige Frage. Als Menschen wollen wir die Wälder der Erde erhalten, und als Unternehmen helfen wir Firmen bei der Umstellung auf digitale Dokumente. Wir haben unsere Befragten gebeten, uns mitzuteilen, ob sie in den letzten zwei Jahren Veränderungen bei der Menge an Papierdokumenten festgestellt haben, mit denen sie umgehen mussten.

Es zeigte sich, dass trotz der zunehmenden Nutzung digitaler Dokumente auch die Anzahl der Papierdokumente zugenommen hatte. Dies wurde von 68 % der Befragten bejaht, was deutlich zeigt, dass unsere Arbeit noch nicht getan ist.

Fazit

Eine Sache ist offensichtlich: PDF wird zu einem wichtigen Dokumentenformat im Büro und erfordert eine Software, die sowohl einfach zu bedienen als auch anspruchsvoll genug ist, um alle Arten von Dateien und PDF-Varianten, einschließlich Scans, zu verarbeiten. (Erinnern Sie sich an die wachsende Zahl von Papierdokumenten?)