Démystification du format PDF pour les professionnels du droit

Comme dans la plupart des domaines professionnels, le format PDF est le format de prédilection pour les documents numériques dans les services et cabinets juridiques. Le secteur juridique a toutefois certaines exigences spécifiques en matière de travail avec ce type de documents. Avec ABBYY FineReader, vous bénéficiez d'un outil qui sait répondre aux besoins de vos tâches liées à des documents juridiques et qui, de surcroît, rend vos documents papier accessibles sous forme numérique.

Travailler en collaboration sur des documents juridiques

Dans le service juridique interne d'ABBYY, FineReader fait l'unanimité tout au long du cycle de vie d'un document. En premier lieu, lorsque des documents juridiques sont discutés, les outils de commentaire de FineReader s'avèrent très utiles pour la collaboration entre les parties concernées. Lorsque des modifications beaucoup plus importantes sont nécessaires, FineReader permet de convertir le document PDF en un fichier Word modifiable. À ce stade, le suivi des modifications donne une plus grande transparence au processus d'édition.

Lorsque le contrat est finalisé et prêt à être signé, notre service juridique utilise un autre outil utile de FineReader : la comparaison de documents. Grâce à cet outil, les contrats peuvent être vérifiés par rapport à leurs versions antérieures afin d'éviter toute modification non souhaitée et, parfois, non repérée. L'un des atouts de FineReader est de permettre non seulement de comparer des documents PDF, mais aussi d'autres formats numériques, y compris la version numérisée du contrat papier signé.

Créer des PDF « compatibles avec les tribunaux »

Il arrive parfois que bien qu'ayant fait preuve de toute la diligence raisonnable, les affaires doivent être portées devant les tribunaux. Dans de nombreux pays, notamment les États-Unis, le format PDF est soit exigé par la loi, soit le format privilégié pour les dossiers. La préparation de ces dossiers PDF nécessite des outils spéciaux. Tout d'abord, les documents doivent être réunis pour constituer les dossiers. FineReader est en mesure de combiner des PDF avec d'autres documents, par exemple dans divers formats Office, et de les convertir en PDF en quelques clics. Même des documents papier peuvent être inclus. Grâce à l'OCR (la reconnaissance optique des caractères), FineReader peut garantir que les documents numérisés seront modifiables et interrogeables.

Une fois le dossier constitué, l'avocat ou l'assistant juridique peut, dans FineReader, ajouter des numéros Bates pour le finaliser. Par le biais de signets supplémentaires, il est possible de souligner les points juridiques pertinents du dossier et de rendre les parties importantes facilement accessibles.

Il est facile d'ajouter des numéros Bates dans l'ensemble du document.

Les signets contribuent à la structuration des documents (ici, un extrait de « PDF/A in an Nutshell »).

Grâce à la fonction d'expurgation ou censure, il est possible de s'assurer de supprimer les informations sensibles des documents. FineReader ne se contente pas de noircir le texte, mais le remplace par une barre noire, le supprimant ainsi définitivement. Une utilisation appropriée des outils d'expurgation peut protéger contre la divulgation involontaire d'informations, comme l'ont souligné à maintes reprises les spécialistes du secteur. Expurger avec FineReader est non seulement fiable mais aussi facile à faire : par exemple, un nom figurant dans l'ensemble des documents peut être recherché et expurgé dans toutes ses occurrences en un seul clic. FineReader trouve même l'expression de recherche dans les métadonnées du document et la remplace par *.  Pour éviter la divulgation involontaire d'informations, une autre solution consiste à nettoyer ou « assainir » les documents dans FineReader en supprimant définitivement toutes les données « cachées » telles que les métadonnées, les pièces jointes et les commentaires.

Recherchez et expurgez tous les résultats de recherche en une seule fois.

Du texte et des métadonnées peuvent être supprimés définitivement.

eDiscovery

Dans le cadre de la préparation à eDiscovery (la découverte électronique), vous pouvez à l'aide de FineReader convertir toutes sortes de documents dans un même format. Cette fonction permet de convertir différents types de documents et même des documents papier numérisés en fichiers PDF, qui peuvent être recherchés par mots-clés. Avec la comparaison de documents, les doublons peuvent être éliminés. La création de dossiers dits « dossiers actifs » ou « dossiers surveillés » avec FineReader permet d'automatiser la conversion de plusieurs documents papier, d'augmenter l'efficacité de l’eDiscovery et de réduire la consommation de ressources dans les petites affaires et les petits cabinets juridiques, sans avoir à investir dans un logiciel eDiscovery onéreux. Pour parvenir à ce qu'un grand nombre de documents soient interrogeables, l'investissement dans un outil de conversion de documents robuste et basé sur un serveur peut être judicieux et ABBYY FineReader Server peut s'avérer parfaitement adapté à cette tâche.

Conserver vos dossiers

Dès lors que la procédure judiciaire est terminée, vous devez préserver l'accessibilité à vos dossiers pendant une période assez longue. FineReader permet de convertir tous les fichiers en PDF/A, une norme ISO pour l'archivage à long terme des documents numériques. Depuis sa création en 2005, le format PDF/A est devenu le format privilégié pour l'archivage des documents numériques. Il joue également un rôle majeur dans les domaines de la législation et de la justice de nombreux pays. Qu'il s'agisse de documents relatifs aux frais de justice ou de dossiers judiciaires, ils doivent généralement être conservés pendant des périodes exceptionnellement longues ; c'est pourquoi les tribunaux exigent souvent que les dossiers soient remis sous forme de fichiers PDF/A. Lorsqu'il est question de convertir un très grand nombre de documents papier en un format numérique PDF/A fiable et à l'épreuve du temps, là encore, l'utilisation de FineReader Server, en tant qu'application puissante basée sur un serveur, peut s'avérer utile.

FineReader comprend le jargon juridique

FineReader offre aux cabinets et aux services juridiques tous les outils nécessaires à la modification de PDF et au travail en collaboration sur ceux-ci et les combine avec la célèbre OCR d'ABBYY. Cela signifie que non seulement les fichiers PDF et Microsoft® Office, mais aussi les documents papier, peuvent être inclus dans la conversion numérique du contenu juridique. De plus, si les traces écrites sont trop nombreuses, FineReader Server est toujours là pour numériser par lots même les archives papier les plus volumineuses, et les rendre accessibles.