Demystifizierung von PDF für Anwälte

Wie in den meisten Berufsfeldern ist das PDF-Format in Rechtsabteilungen und Kanzleien das Format der Wahl für digitale Dokumente. Der juristische Bereich hat jedoch einige spezifische Anforderungen an die Arbeit mit analogen wie digitalen Dokumenten. Mit ABBYY FineReader haben Sie ein Werkzeug, das die Anforderungen Ihrer juristischen Dokumentenaufgaben bewältigen kann und zusätzlich Ihre Papierdokumente digital zugänglich macht.

Zusammenarbeit an juristischen Dokumenten

In der internen Rechtsabteilung von ABBYY wird FineReader während des gesamten Lebenszyklus eines Dokuments sehr geschätzt. Wenn juristische Dokumente besprochen werden, erweisen sich die Werkzeuge für das Kommentieren in FineReader als sehr nützlich für die Zusammenarbeit der beteiligten Parteien. Wenn eine umfangreichere Bearbeitung erforderlich ist, kann FineReader das PDF-Dokument in eine bearbeitbare Word-Datei konvertieren. Hier sorgt die Änderungsverfolgung für mehr Transparenz im Bearbeitungsprozess.

Wenn der Vertrag fertig und zur Unterschrift bereit ist, nutzt unsere Rechtsabteilung ein weiteres nützliches Werkzeug in FineReader: den Dokumentenvergleich. Mit diesem Werkzeug können Verträge mit früheren Versionen verglichen werden, um unerwünschte und manchmal auch unentdeckte Änderungen zu verhindern. Gut ist, dass FineReader nicht nur PDF-Dokumente vergleichen kann, sondern auch andere digitale Formate, einschließlich der gescannten Version des unterschriebenen Papiervertrags.

Erstellen ‚gerichtsfreundlicher‘ PDFs

Manchmal müssen Fälle trotz aller Sorgfaltspflicht vor Gericht gehen. In vielen Ländern, auch in den USA, ist das PDF-Format entweder gesetzlich vorgeschrieben oder das bevorzugte Format für Aufzeichnungen. Für die Erstellung dieser PDF-Aufzeichnungen sind spezielle Werkzeuge erforderlich. Zunächst müssen Dokumente für die Aufzeichnungen gesammelt werden. FineReader kann PDFs mit anderen Dokumenten zum Beispiel in verschiedenen Office-Formaten kombinieren und mit wenigen Klicks in PDF konvertieren. Auch Papierdokumente können einbezogen werden. Durch den Einsatz von OCR (Optical Character Recognition) kann FineReader dafür sorgen, dass diese gescannten Dokumente bearbeitbar und durchsuchbar sind.

Nach Kombinieren der Aufzeichnung kann ein Anwalt oder ein Anwaltsgehilfe Bates-Nummerierungen in FineReader hinzufügen, um die Datei zu vervollständigen. Zusätzliche Lesezeichen können helfen, die relevanten rechtlichen Punkte im Protokoll hervorzuheben und wichtige Teile leicht zugänglich zu machen.

Bates-Nummerierungen können problemlos im gesamten Dokument hinzugefügt werden.

Lesezeichen helfen, Dokumente zu strukturieren (hier ein Auszug aus „PDF/A in Kürze“).

Die Schwärzung sorgt dafür, dass sensible Informationen aus Dokumenten entfernt werden. FineReader schwärzt den Text nicht nur, sondern ersetzt ihn tatsächlich durch einen schwarzen Balken und löscht ihn damit dauerhaft. Die Verwendung geeigneter Schwärzungstools kann die unbeabsichtigte Offenlegung von Informationen verhindern, wie von Branchenexperten immer wieder berichtet wird. Die Schwärzung von FineReader ist nicht nur zuverlässig, sondern auch komfortabel. So kann z. B. ein Name, der in allen Dokumenten verwendet wird, mit einem Klick gesucht und in allen Vorkommen geschwärzt werden. FineReader findet die gesuchten Wörter sogar in den Metadaten des Dokuments und ersetzt sie durch *.  Eine weitere Möglichkeit, die unbeabsichtigte Offenlegung von Informationen zu verhindern, besteht darin, Dokumente in FineReader zu bereinigen oder zu ‚desinfizieren‘, indem alle ‚versteckten‘ Daten wie Metadaten, Anhänge und Kommentare vollständig entfernt werden.

Suchen und Schwärzen aller Suchergebnisse in einem Durchgang.

Texte und Metadaten können dauerhaft entfernt werden.

eDiscovery

Bei der Vorbereitung auf eDiscovery können Sie mit FineReader alle Arten von Dokumenten in ein einheitliches Format bringen. Es konvertiert verschiedene Arten von Dokumenten und sogar gescanntes Papier in PDF-Dateien, die nach Stichworten durchsucht werden können. Durch den Vergleich von Dokumenten können Duplikate eliminiert werden. Das Einrichten von sogenannten „Hot Folders“ oder ‚Überwachten Ordnern‘ mit FineReader kann die Konvertierung mehrerer Papierdokumente automatisieren und eDiscovery in kleineren Fällen und kleineren Kanzleien effizient und weniger ressourcenintensiv machen, ohne in teure eDiscovery-Software investieren zu müssen. Um große Mengen an Dokumenten durchsuchbar zu machen, kann eine Investition in ein robustes, serverbasiertes Dokumentenkonvertierungstool sinnvoll sein – ABBYY FineReader Server könnte sich für diese Aufgabe als genau richtig erweisen.

Aufbewahrung der Aufzeichnungen

Wenn ein Gerichtsverfahren abgeschlossen ist, müssen Sie Ihre Unterlagen für eine lange Zeit zugänglich halten. FineReader kann alle Dateien in PDF/A konvertieren, den ISO-Standard für die Langzeitarchivierung von digitalen Dokumenten. Seit seiner Veröffentlichung im Jahr 2005 hat sich PDF/A zum Format der Wahl für die Archivierung digitaler Dokumente entwickelt. Auch in der Gesetzgebung und Justiz spielt es in vielen Ländern eine wichtige Rolle. Juristische Rechnungen und Gerichtsakten müssen in der Regel überdurchschnittlich lange aufbewahrt werden, daher verlangen Gerichte oft die Übergabe der Akten als PDF/A-Dateien. Wenn es darum geht, sehr große Mengen an papierbasierten Belegen in das zuverlässige, zukunftssichere digitale PDF/A-Format zu konvertieren, kann sich der Einsatz von FineReader Server als robuste serverbasierte Anwendung als nützlich erweisen.

FineReader versteht die Juristensprache

FineReader bietet Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen alle Werkzeuge zur PDF-Bearbeitung und Zusammenarbeit – und kombiniert dies mit der renommierten OCR von ABBYY. So können nicht nur PDF- und Microsoft® Office-Dateien, sondern auch Papierdokumente in die digitale Transformation von juristischen Inhalten einbezogen werden. Für den Fall, dass es zu viel Papier gibt, gibt es immer noch FineReader Server, das selbst die exzessivsten Papierarchive im Stapel digitalisieren und zugänglich machen kann.