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PDF wurde als ein Format entwickelt, das mit verschiedenster Software, Computern und Plattformen kompatibel ist. PDF/A erweitert diese Idee zeitlich: Es stellt sicher, dass PDF-Dokumente auch in der Zukunft geöffnet werden können.

PDF/A ist ein PDF-Format zur Archivierung, langfristigen Erhaltung und dem Austausch elektronischer Dokumente. Die optische Erscheinung elektronischer Dokumente bleibt erhalten, unabhängig von den Tools und Systemen, die zur Entstellung, Speicherung und Reproduktion genutzt werden. Die Quelldokumente können Ausdrucke, E-Mails, „gewöhnliche“ PDF-Dokumente, Internetseiten und viele andere Formate sein. PDF/A stellt einen verlässliche digitale Momentaufnahme eines Dokuments dar. Die Datei bleibt durchsuchbar und ist voll für folgende Zwecke nutzbar:

• Dokument-Management
• Automatisierte Workflows
• Verwaltung von Rechtsdokumenten
• E-Mail-Archivierung: Papier, Fax oder E-Mail
• Dokumentarchivierung, Archivmigration (E-Government, Rechtswesen usw.)

Weil es eine stabile und einheitliche Darstellung von Dokumenten über längere Zeiträume und verschiedene Plattformen gewährleisten kann, wird PDF/A auch als Format für Dokumentenmanagement und fortlaufenden Dokumentenaustausch verwendet. Es handelt sich um „digitales Papier“, so verlässlich, unveränderbar und dauerhaft wie die Papierdokumente, auf die wir vertrauen.

Varianten von PDF/A: Bezeichnungen und deren Bedeutung

1, 2 oder 3 stehen für PDF/A-Konformitätsniveaus, die im Prinzip Evolutionsstufen des Formats sind. Das erste war PDF/A-1; während PDF/A-3 das aktuellste ist. Je höher die Versionsnummer ist, desto mehr Funktionen sind in einem PDF/A-konformen Dokument erlaubt.

b, u und a bezeichnen Konformitätsstufen, die definieren, für welche spezifischen Zwecke die Konformität sichergestellt ist. Die Konformität steigt in genau dieser Reihenfolge: von b, das am wenigsten gewährleistet, bis a, das die höchstmögliche Konformität gemäß der PDF/A-Spezifikation erfordert:

• b (von “basic” – „grundlegend“):

  sichert den Erhalt des Erscheinungsbilds eines Dokuments beim Betrachten oder Drucken;

• u (von “Unicode”)

  zusätzlich zu b, erfordert die Zuordnung aller Zeichen zu Unicode. Damit wird garantiert, dass die Texte korrekt angezeigt werden können und die Dokumente durchsuchbar bleiben. „u“ wurde erst ab PDF/A-2 als eigene Stufe definiert;

• a (von “accessible” – „zugänglich“):

  zusätzlich zu b, erfordert die Zuordnung aller Zeichen zu Unicode und das Vorhandensein von Dokumentstrukturinformationen. Das stellt den Erhalt und die korrekte Interpretation des Inhalts und der logischen Struktur des Dokuments (Lesereihenfolge) sicher, wenn diese beispielsweise von Hilfstechnologien interpretiert werden.

* Die Nutzung von PDF/A-3 garantiert nicht, dass diese Anhänge auch in der Zukunft nutzbar bleiben – sie ermöglicht nur ihr Vorhandensein im Dokument.

** Zum Beispiel kann die XML-Darstellung des Inhalts einer Rechnung an die konventionelle visuelle Darstellung der Rechnung angehängt werden. Das erlaubt die Verarbeitung dieser Rechnung in einem ERP-Systemen sowohl manuell, auf Basis des „Bilds“ oder automatisch mit Hilfe der XML-Daten.

Wie überprüft man PDF/A-Konformität?

ABBYY FineReader PDF, wie auch andere etablierte PDF-Software, zeigt an, wenn ein PDF-Dokument PDF/A-konform ist. Damit soll der Benutzer daran gehindert werden, Änderungen vorzunehmen, die die PDF/A-Konformität ungültig machen würden, wie das Hinzufügen eines Passwortschutzes. Falls eine umfassende Überprüfung der PDF/A-Konformität benötigt wird, sind Validierungstools von Dritten erhältlich.

ABBYY FineReader 14 unterstützt die Erstellung oder Konvertierung von Dokumenten in jede der PDF/A-Varianten. Welche Variante auszuwählen ist, hängt von den Aufgaben, Workflows und Anforderungen des Benutzers ab.

Hier können Sie mehr über diese und andere PDF-Formate erfahren