Ce qu’il faut comprendre avec les normes PDF et leurs différentes spécificités, c’est que chaque nouvelle version n’élimine pas les précédentes. Chaque nouvelle version accroît les capacités du format, mais cela ne signifie pas que toutes doivent être utilisées lors de la création de documents PDF, ni que les documents créés selon des spécificités précédentes soient devenus obsolètes avec le lancement de PDF 2.0. En fait, il y a encore peu de documents PDF 2.0 en circulation et encore moins qui utilisent les toutes dernières fonctionnalités du format. La majorité des documents, même créés aujourd’hui, sont des PDF 1.7 voire moins. La raison en est simple et correspond à la philosophie et à la finalité du format PDF : si une version plus ancienne est suffisante pour bien rendre compte du contenu d’un document, autant l’utiliser pour s’assurer d’une compatibilité maximale avec les différents logiciels PDF.

PDF 2.0

Bien que lancé en juillet 2017, PDF 2.0 constitue une étape importante dans l’évolution du format. Il s’agit d’une mise à jour et d’une amélioration majeures des fonctionnalités PDF, fruit de l’expérience des années précédentes. Bien qu’une aide pour de nombreuses nouvelles options ait été ajoutée, l’objectif principal de la création de PDF 2.0, et son principal résultat, était de consolider, clarifier et mettre de l’ordre dans les fonctionnalités. Il a été totalement revu pour être plus facile à comprendre, débarrassé des fonctionnalités inutiles et il donne désormais des instructions bien plus claires pour les développeurs de logiciels PDF. Cela se traduit au final par une meilleure expérience utilisateur avec les documents PDF. Son développement par un groupe indépendant d’experts du secteur selon les procédures ISO (International Organization for Standardization) a également ouvert la voie à l’ajout plus efficace d’innovations à l’avenir. PDF 2.0 pose les bases du potentiel du format PDF pour les années à venir. Ce potentiel doit encore être développé et nous ne manquerons sans doute pas de le voir évoluer dans les prochaines mises à jour.

En savoir plus sur les normes ISO 32000-2 (PDF 2.0)

PDF/UA

UA signifie « Universal Accessibility » (accessibilité universelle) et le PDF/UA est une spécification qui définit comment rendre un PDF lisible par des technologies d’assistance (logiciels, voire appareils spéciaux) afin qu’un ordinateur puisse lire à voix haute le contenu d’un tel document à quiconque dépendant de ces technologies. Alors que les PDF deviennent si courants dans notre vie, en particulier dans des domaines tels que les services publics, la banque, les services à la personne, le recrutement, le médical et bien d’autres types de services, l’éducation, etc., garantir une accessibilité à ces documents, facile et égale pour tous, est vraiment essentiel.

Un PDF/UA a une structure logique clairement et correctement définie, bien décrite. Grâce à la description de cette structure, les technologies d’assistance savent et sont capables de dire quel est le titre du document, dans quel ordre lire les paragraphes du document et les colonnes de texte, quelles sont les listes, où sont les images et ce qu’elles décrivent, ignorer les titres répétitifs et pieds de page contenant les numéros de page, etc.

FineReader PDF peut convertir les PDF existants de toute sorte en PDF/UA, mais aussi créer des PDF/UA à partir de fichiers d’autres formats tels que les formats DOCX, XLSX, PPTX, RTF, les images, et d’autres. Cela est rendu possible grâce à la technologie OCR d’ABBYY qui peut analyser toute structure de document quel que soit son format.

Lire notre article de blog

PDF/A

Le format PDF a été conçu comme un format permettant l’interopérabilité entre différents logiciels, ordinateurs et plateformes. Le format PDF/A reprend cette idée en l’étalant dans le temps : il garantit que les documents PDF pourront être ouverts à l’avenir.

PDF/A est un format PDF conçu pour l’archivage, la conservation à long terme et l’échange de documents électroniques. L’aspect visuel des documents électroniques est préservé au fil du temps, quels que soient les outils et systèmes utilisés pour leur production, stockage et reproduction. Les documents source peuvent être des documents papier, des emails, des documents PDF « habituels », des pages-web, et bien d’autres. Le format PDF/A offre un cliché numérique fiable de tout document, ce dernier restant interrogeable et exploitable pour :

  • La gestion des documents
  • Les flux automatisés
  • La gestion des dossiers juridiques
  • L’archivage du courrier : papier, fax, email
  • L’archivage de documents, la migration d’archives (e-gouvernementales, légales, etc.)

En raison de sa capacité à fournir une représentation stable et uniforme des documents au fil du temps et à travers plusieurs plateformes, le format PDF/A est également utilisé comme le format de la gestion des documents et de l’échange continu de documents. Il s’agit d’un « papier numérique », tout aussi fiable, inaltéré et permanent que les documents papier auxquels nous sommes habitués à faire confiance.

Les différents types de PDF/A et leur signification

1, 2 ou 3 se rapportent aux éléments de conformité du PDF/A qui sont, simplement, les étapes de l’évolution du format. Le premier était PDF/A-1 tandis que PDF/A-3 est le plus récent. Plus le chiffre est élevé, plus il y a de fonctionnalités dans un document répondant aux critères PDF/A.

b, u et a se rapportent aux niveaux de conformité, lesquels définissent ce pour quoi la conformité est assurée. Curieusement, cette dernière augmente exactement dans cet ordre : de b, qui est le niveau moindre, à a qui implique la conformité maximale en fonction de la version du PDF/A :

  • b (pour « basique »)

    garantit la préservation de l’aspect visuel d’un document lorsqu’on le visionne ou l’imprime;

  • u (pour « unicode »)

    bien plus de ce que prévoit le niveau b, ce niveau implique le recensement de tous les caractères en Unicode. Cela garantit que les textes puissent s’afficher correctement et que les documents restent interrogeables. Le niveau « u » a été lancé comme un niveau en soi uniquement à partir de la version PDF/A-2;

  • a (pour « accessible »)

    en plus de ce que prévoit le niveau b, ce niveau implique la cartographie de tous les caractères Unicode et d’avoir des informations sur la structure du document. Cela garantit la préservation et la bonne interprétation du contenu du document et de sa structure logique (ordre de lecture), lorsqu’il est interprété par des technologies d’assistance par exemple.

 
  PDF/A-1 PDF/A-2 PDF/A-3
Basé sur: PDF 1.4 PDF 1.7
Niveaux de conformité b, a b, u, a
Essence: Définit les restrictions d’utilisation et critères pour les polices, couleurs, annotations et autres éléments, pour que le document PDF soit autonome et capable de reproduire durablement cet aspect.
Pièces jointes: Aucune pièce jointe autorisée. Pièces jointes en PDF/A autorisées. Autorise les pièces jointes quel qu’en soit le format (modèles CAO, audio, vidéo, données XML, tableurs excel, documents Word, etc.)1 Les pièces jointes doivent être rattachées à des parties spécifiques du document et le lien entre les deux doit être spécifié.
Protection par un mot de passe: Aucune protection par un mot de passe autorisée.
Spécificités d’utilisation:   Les pièces jointes en PDF/A permettent de conserver des ensembles de documents apparentés et de maintenir l’ensemble compatible PDF/A. Les pièces jointes de différentes sortes permettent l’archivage ou l’échange unifié même pour des lots de documents complexes contenant des informations dans des formats ne pouvant être convertis en PDF. D’autres applications ou systèmes peuvent fonctionner directement avec des pièces jointes dans leur propre format.2

* Utiliser PDF/A-3 ne garantit pas que ces pièces jointes seront encore utilisables à l’avenir – cela permet uniquement de les maintenir dans le document.

** Par exemple, la représentation XML du contenu d’une facture peut être jointe à la représentation conventionnelle du visuel de la facture, ce qui permet de traiter une telle facture dans les systèmes ERP tant manuellement – d’après son « image » – qu’automatiquement, en utilisant les données XML.

Comment vérifier la conformité d’un PDF/A ?

ABBYY FineReader PDF, de même que d’autres logiciels PDF bien établis, indique chaque fois qu’un document PDF est conforme avec le format PDF/A pour que l’utilisateur ne fasse rien qui rende le document invalide, comme le protéger par un mot de passe. Lorsqu’une vérification exhaustive de la compatibilité PDF/A est nécessaire, des outils de validation par une tierce partie sont disponibles.

ABBYY FineReader PDF 15 permet de créer ou de convertir des documents dans tout type de PDF/A. Le choix du type de PDF/A dépend des tâches à effectuer, des flux de travail et des attentes de l’utilisateur.

Vous pouvez en savoir plus sur ces types de PDF et d’autres en cliquant ici ›