Das heutige Geschäftsleben erfordert einen intensiven Austausch von Dokumenten, häufig in elektronischer Form. Dennoch wird eine persönliche Unterschrift nach wie vor als unerlässlich für die Gültigkeit eines Dokuments oder für Freigabeprozesse angesehen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, elektronische Dokumente einschließlich PDFs zu unterschreiben, die dann je nach Verwendungszweck des Dokuments genutzt werden können.

Faksimile-Signatur oder e-Signatur

Eine elektronische Reproduktion (Foto oder Scan) der handschriftlichen Signatur.

Wenn Sie einen Scan oder eine Fotografie Ihrer handgeschriebenen Unterschrift haben, können Sie diese mit ABBYY FineReader PDF auf einer Seite in Ihrem PDF-Dokument einfügen. Eine Faksimile-Signatur kann zum Unterzeichnen von Dokumenten verwendet werden und hat in vielen Fällen einen ähnlichen Status wie traditionelle, handgeschriebene Signaturen auf Papierdokumenten. Sie hat jedoch ihre Einschränkungen:

  • Faksimile-Signaturen können nicht sicherstellen, dass ein elektronisches Dokument nach dem Unterzeichnen nicht nachträglich verändert wurde.
  • Dokumente mit Faksimile-Signatur werden vor Gericht oder von Behörden nicht akzeptiert.

Digitale Signatur oder Zertifikat-Signatur

Ein spezielles Tool zum Unterzeichnen elektronischer Dokumente.

Mit einer Zertifikat-Signatur kann der Unterzeichner identifiziert und die Dokumentenintegrität verifiziert werden. Sie basiert auf einem digitalen Zertifikat, das Daten über den Autor der Signatur sowie alle Änderungen im elektronischen Dokument nach der Unterzeichnung enthält.

Tools, wie ABBYY FineReader 14, ermöglichen dem Nutzer PDF-Dokumente, mithilfe von eigenen (sogenannten „self-signed“) digitalen Zertifikate, zu signieren. Die Verlässlichkeit eines solchen Zertifikats kann jedoch nur durch seinen jeweiligen Autor garantiert werden. Diese Art von Zertifikaten wird oft für das Verwalten interner Dokumentationen oder für die Sicherung der Dokumentenintegrität genutzt.

Viele Wirtschafts-, Finanz-, Steuer-, Rechts- und andere Verträge erfordern ein Höchstmaß an Verlässlichkeit, wenn es um das elektronische Unterzeichnen von Dokumenten geht. In diesen Fällen werden in der Regel Zertifikate eingesetzt, die auf einer digitalen ID basieren, die von einer zuverlässigen Drittpartei (einer Zertifizierungsstelle) ausgestellt wurden. Dann gibt es, wenn die Gesetzgebung des Landes es zulässt, eine rechtliche Garantie, verlässliche Informationen über den Autor der Signatur zu erhalten.

Viele Länder haben Standards für digitale Signaturen eingeführt und besondere Zentren für die Erstellung personalisierter digitaler Zertifikate eingerichtet, um eine unabhängige Authentifizierung digitaler Signaturen zu ermöglichen. In diesen Ländern haben elektronische Dokumente, die mit digitalen Zertifikaten unterzeichnet wurden, volle Rechtsgültigkeit und werden von Behörden akzeptiert, können als Teil der Steuererklärung oder zur Unterzeichnung von Verträgen und Abkommen verwendet werden.

Wie können digitale Signaturen verwendet werden?

Sobald Sie ein digitales Zertifikat haben, können Sie die Editor-Tools von ABBYY FineReader 14 zum Unterzeichnen von eigenen PDF-Dateien und für die Verifizierung von Dateien, die Sie von anderen erhalten, verwenden. Die Anwendung ermöglicht Ihnen:

  • PDF-Dateien mit einem digitalen Zertifikat zu unterzeichnen.
  • das Signaturfeld passend auf der Seite zu platzieren.
  • die Personen, die das Dokument unterzeichnet haben, zu authentifizieren.
  • die Dokumentenintegrität zu verifizieren, um festzustellen, ob nach dem digitalen Unterzeichnen Änderungen am Dokument vorgenommen wurden.