Aujourd’hui, les entreprises échangent en permanence des documents, la plupart au format numérique. Néanmoins, une signature personnelle peut encore être requise dans le cadre de procédures de validation ou pour prouver la validité juridique d’un document. Il existe plusieurs solutions permettant d’apposer une signature électronique à des documents, dont les PDF, en fonction de l’usage du document.

La signature en fac-similé ou signature électronique

Une reproduction électronique (photographie ou numérisation) de votre signature manuscrite.

Si vous disposez d’une numérisation ou d’une photographie de votre signature manuscrite, vous pouvez l’ajouter à n’importe quelle page de votre document PDF en utilisant ABBYY FineReader PDF. Une signature en fac-similé peut être utilisée pour signer des documents car elle équivaut généralement à la signature manuscrite traditionnelle sur un document papier. Elle a toutefois des limites :

  • Les signatures en fac-similé n’empêchent pas la modification d’un document électronique après sa signature.
  • Les documents qui portent une signature en fac-similé ne sont pas reconnus devant les tribunaux ni par les organismes gouvernementaux.

Une signature numérique ou certificat de signature

Un outil spécial pour la signature de documents électroniques.

Les signatures numériques sont utilisées pour identifier le signataire d’un document et faciliter la vérification de l’intégrité d’un document. Les signatures numériques reposent sur des certificats qui contiennent des données sur le signataire et sur toutes les modifications apportées au document électronique après sa signature.

Les outils logiciels PDF du type ABBYY PDF Transformer+ vous permettent de signer les documents PDF à partir de votre propre certificat numérique dits « auto-signés », dont seul l’auteur en question est en mesure de garantir la fiabilité. Ce type de certificat est souvent utilisé pour gérer des documents dans le cadre de processus internes ou pour préserver l’intégrité de documents.

De nombreux accords officiels exigent le plus haut niveau de fiabilité pour la signature de documents électroniques. Dans ce cadre, la méthode généralement admise consiste à utiliser des certificats avec identifiant numérique délivrés par un tiers de confiance appelé autorité de certification. Dans ce cas, si la législation du pays l’autorise, il existe une garantie légale d’obtenir des informations fiables sur l’auteur de la signature.

De nombreux pays ont adopté des normes pour les signatures numériques et disposent d’organismes dédiés à la création de certificats numériques personnalisés qui fournissent une authentification indépendante de signatures numériques. Dans ces pays, les documents signés à l’aide de certificats numériques ont plein effet juridique et peuvent être utilisés par des organismes gouvernementaux pour le traitement des déclarations d’impôts ou la signature de contrats ou d’accords.

Comment utiliser une signature numérique dans des documents PDF ?

Dès que vous disposez d’un certificat numérique, vous pouvez utiliser ABBYY FineReader PDF pour signer vos fichiers PDF et vérifier les fichiers envoyés par des tiers. L’application vous permet :

  • de signer votre fichier PDF en utilisant un certificat numérique
  • de placer le champ de signature n’importe où dans la page
  • d’identifier rapidement la personne qui a signé le document
  • de vérifier l’authenticité et l’intégrité du document