Oggigiorno la quotidianità aziendale prevede un intenso scambio di documenti, molti dei quali in formato elettronico. Tuttavia una firma personale è ancora considerata obbligatoria ai fini della validità del documento o per le procedure di approvazione. Ci sono diverse soluzioni per sottoscrivere documenti in formato elettronico, PDF inclusi, ed utilizzarli in funzione dello scopo del documento.

Firma in facsimile o firma elettronica

Riproduzione elettronica (foto o scansione) della propria firma autografa.

Se si dispone di una scansione o di una foto della propria firma autografa è possibile inserirla nel documento PDF utilizzando ABBYY FineReader PDF. La firma in facsimile può essere utilizzata per firmare documenti poiché essa vanta in molti casi uno status simile alla firma autografa tradizionale apposta su un documento cartaceo. Tuttavia, presenta delle limitazioni:

  • la firma in facsimile non può impedire che un documento elettronico possa essere alterato dopo l’apposizione della firma stessa;
  • i documenti con firma in facsimile non sono accettati da tribunali o agenzie governative.

Firma digitale o firma digitale certificata

Strumento apposito per firmare i documenti elettronici.

La firma digitale certificata si utilizza per identificare il firmatario e quindi aiuta a verificare l’integrità del documento. La firma digitale si basa su un certificato digitale che contiene dati sull’autore della firma e su eventuali modifiche apportate al documento elettronico dopo la firma.

ABBYY FineReader PDF, così come gran parte degli altri programmi PDF, consente agli utenti di creare i propri certificati digitali. Tuttavia, l’affidabilità di un certificato di questo genere può essere garantita solo dal suo autore. Questo tipo di certificati è spesso utilizzato per gestire la documentazione interna o conservare l’integrità dei documenti.

Molti contratti di natura economica, finanziaria, fiscale e legale richiedono il massimo grado di affidabilità in fatto di firma elettronica sui documenti. In questi casi l’approccio usuale è quello di lavorare con certificati basati su un ID digitale emesso da una terza parte fidata, l’autorità di certificazione. In questo caso, se la legislazione del paese lo consente, è presente una garanzia legale di ottenere informazioni affidabili sull’autore della firma.

Molti paesi hanno adottato degli standard per le firme digitali e dispongono di specifici centri per la creazione di certificati digitali personalizzati volti a fornire un’autenticazione indipendente delle firme digitali. In tali paesi i documenti elettronici firmati usando i certificati digitali hanno pieno valore legale e possono essere utilizzati.

Come posso utilizzare la firma digitale?

Una volta ottenuto il certificato digitale, è possibile usare ABBYY FineReader PDF per firmare i propri file PDF e per la verifica dei file ricevuti da altri. L’applicazione permette di:

  • firmare i file PDF utilizzando un certificato digitale
  • posizionare il campo della firma in qualsiasi punto della pagina
  • autenticare le persone che hanno firmato il documento
  • verificare l’integrità del documento per determinare se ci sono state modifiche effettuate dopo l’apposizione della firma digitale