Firmar PDFs digitalmente
Actualmente las empresas se enfrentan a un intercambio constante de documentos, muchos de ellos en formato electrónico. Sin embargo, para los procesos de aprobación o para que un documento tenga validez legal puede que todavía haga falta una firma personal. Existen varias soluciones para firmar documentos electrónicos, incluidos archivos PDF, en función del fin del documento.
Firma facsímil
La firma facsímil o electrónica es una reproducción electrónica (fotografía o escaneo) de su firma manuscrita.
Si cuenta con su firma manual escaneada o fotografiada, puede agregarla a cualquier página del documento PDF usando ABBYY FineReader PDF 15. La firma facsímil puede utilizarse para firmar documentos ya que, en muchos casos, goza de una validez similar a la de la firma manuscrita tradicional de un documento en papel. Sin embargo, también tiene sus limitaciones:
- La firma facsímil no puede impedir que un documento electrónico sea alterado tras haber sido firmado.
- Los documentos con una firma facsímil no son aceptados en tribunales o por parte de agencias gubernamentales.
Firma digital
Una firma o certificado digital es una herramienta especial para firmar documentos electrónicos.
Las firmas digitales se utilizan para identificar a la persona signataria del documento y ayudan a comprobar la veracidad del mismo. Las firmas digitales se basan en certificados que contienen datos sobre el autor de la firma, así como de cualesquiera cambios aplicados al documento electrónico tras ser firmado.
Las herramientas de software PDF, como ABBYY FineReader PDF 15, le permiten crear firmas basadas en certificados. Estas firmas pueden usar los denominados certificados «autofirmados», cuya fiabilidad solo puede garantizar el autor del certificado. Este tipo de certificado se suele emplear para gestionar documentación interna o para preservar la integridad de los documentos.
Muchos acuerdos oficiales exigen el máximo nivel de fiabilidad en lo referente a la firma de documentos electrónicos. En estos casos, el enfoque habitual es trabajar con certificados basados en un ID digital expedido por un tercero de confianza, también conocido como autoridad de certificación. De este modo, si la legislación del país lo permite, existe una garantía legal de obtener información fidedigna sobre el autor de la firma.
Muchos países han adoptado estándares que regulan las firmas digitales y cuentan con centros especiales para crear certificados digitales con el fin de proporcionar una autenticación independiente de las firmas digitales. En estos países, los documentos electrónicos firmados con certificados digitales poseen plena eficacia jurídica, y las agencias gubernamentales pueden utilizarlos para las declaraciones de la renta o a la hora de firmar contratos y acuerdos.
Como utilzar una firma digital en documentos PDF
Cuando tenga una firma digital, puede utilizar ABBYY FineReader PDF para firmar sus propios archivos PDF y verificar los recibidos de otras personas. La aplicación le permite:
- Firmar su archivo PDF con un certificado digital.
- Colocar el campo de la firma en cualquier lugar de la página.
- Identificar rápidamente al signatario del documento.
- Comprobar la autenticidad e integridad del documento.